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Posted by Charley Cormany, EFCA Executive Director
How Contractors Can Use AI to Work Smarter
Artificial Intelligence (AI) is getting a lot of attention. Some see it as the next great thing, while others are concerned it may be the end of humanity. Like most new technologies, AI represents change, and for some, that’s enough to make it scary.
Contractors and computers can be like oil and water; they don’t mix. That said, it’s pretty hard to run a business without some ability to wrangle a computer. They might not be as fun as testing out your new titanium framing hammer, but computers and software can simplify your life.
AI can take this to the next level. AI is not magic — it is just another tool, and we need to embrace its strengths and be aware of its limitations.
You Need to Learn About and Embrace AI
The best way to think about AI is as a personal assistant. We all have aspects of our business that are necessary but not exciting. In the past, we may have hired an assistant to start or complete these tasks. Today, you can outsource many of these tasks to AI — though it’s essential that humans are always there to check the final steps.
I say this because AI is far from perfect, and as you start to use it, you need to realize that you need to check your work. There have been several high-profile cases where people made embarrassing mistakes that could have been avoided if they checked their work. AI can get you most of the way there, but you must review the results before sending them out the door.
Start Slow and Build
It seems like we hear about a new AI solution every day. The advances in this space are happening rapidly and can be overwhelming. If you’re curious about how AI can make your life easier, my suggestion is to start off slow and basic and then step it up as you learn.
I am not an expert on AI, but I am slowly embracing it and seeing its potential. I want to share some ways you can start working AI into your processes and start to understand its potential. The following are a few suggestions of how you, as a contractor, can use AI in your business today.
Writing
I am not a professional writer, but my current role requires clear and concise writing. Sometimes, I need to write a technical description for an RFP (Request For Proposal), and other times, I write job descriptions and responsibilities. I also have to provide a status update and narrative to our board on a regular basis. I spend far more time writing today than ever before in my life. The more I write, the better I get.
One of my favorite writing tools is Grammarly. Grammarly is excellent for correcting grammatical and spelling errors and suggesting different ways to phrase things. In 2018, I started using Grammarly to help with blogs and other communications. I quickly realized that I Grammarly’s feedback was making me a better writer. In the beginning, I wrote out my thoughts first and then ran my document through Grammarly. I still do this, but I also have it working as I go, making suggestions and fixing errors as I write. Our whole team now uses Grammarly for communications.
Eventually, it dawned on me that Grammarly is an AI tool. I like this example because we started using it to solve a problem rather than using it just because it’s AI.
Earlier, I mentioned using AI first and then having a human review; this applies to Grammarly as well. Grammarly is great, but I don’t always agree with their (its?) suggestions.
Marketing
Here is a cool way to use AI directly as a contractor. We all have websites and many evolve over time. How often do you look at your entire website to see if it is up to date and makes sense? If you are like most of us, “not too often” is the answer.
One of our employees used an AI tool to review our website. The instructions were pretty simple: Review this website and tell us what the organization does and what its top priorities are. It is a clear and simple request.
The tool pointed out some inconsistencies with our language and objectives. We made some changes to our website and did the process again. Guess what? Our results were much better than the first attempt. You can apply this same technique to your marketing materials. Sending out a bulk email? Check it for grammar, and then use a tool to see if your messaging is clear. It’s like having an editor in your pocket.
Low-Cost Videos
One of our member benefits is educational content aimed at people new to the industry trying to learn more about how things work. Our information can help you onboard new employees or help others on your team understand the industry. Unfortunately, this content can be a bit technical and dry. A proven way to improve engagement is to have a host review and present information. Our work is complicated, and videos can help explain new concepts.
The traditional way to do this would be to hire an actor, film them in a studio, and then clean up the narration in a post-production session. I know this process well, as I have a background in television and film production. A simple three-minute video can cost thousands of dollars. If you need to make changes after it is done, it’s thousands more. Want it in another language? Again, more money.
We are now using an AI tool that uses avatars instead of actors. Can you tell they are not human? Yes, but doing so is getting harder as the software gets better. Need to change some of the content? It’s easy; rewrite it and run it through the tool again. Want it in another language? It’s simple, and there are dozens of languages to choose from. As a member benefit, we have created a significant training library of videos in both English and Spanish. We can produce new versions quickly for a fraction of the cost of traditional productions. You could use similar tools to create custom video content for your website or other marketing materials.
Reducing Paperwork
California has a number of energy efficiency rebates available to lower costs and increase the adoption of new technologies. Most California rebates can be “stacked,” which means you can apply more than one rebate to your project. Many of the rebate applications ask for the same or similar information. Filling out multiple forms with the same information is a repetitive task, exactly what AI does best.
We are in contact with multiple vendors now offering AI rebate solutions. Each company has a slightly different business model, but the result is the same. The contractor fills out basic information about their project, and the AI tools search public records and other sources to complete the application. How well do these tools work? Industry sources tell us that the average rebate program returns over 75% of their applications due to missing photos or other required documentation. The AI companies claim they can reduce the need for additional data on 95% of submissions. A reduction from 75% to 5% is significant.
As with everything else I have mentioned, a final review by a human is required to confirm things are correct.
But Wait, There’s More
This is a tiny sampling of what AI can do to reduce your workload. Again, think of it like an assistant that takes care of the minutia so you can concentrate on big-picture solutions. Every day, I learn about another application of AI technology that seems like a great idea. There are business tools to help speed up generating proposals, job costing tools, inventory controls, automated email responders, AI customer service agents, and more. As this technology expands, the applications will expand, too.
There is No Free Lunch
The power needed to run AI data center servers and to cool the heat they generate is ridiculous. This explains why these AI data centers are being constructed next to nuclear power plants and other large generation facilities.
There’s a lot of debate right now about exactly how much energy AI is using, and how much it will use in the future. A few years ago, based on Google’s own data, a Time Magazine article estimated that a single Google search used about 0.0003 kWh per search — equal to turning on a 60W light bulb for about 17 seconds. According to Kanoppi, a company that measures the carbon footprint of websites, that amounts to approximately 0.2g of CO2. In contrast, Kanoppi says that ChatGPT uses about 0.0029 kWh per query (68g of CO2), or roughly 10x more energy than a Google search.
I know a few folks in the business who refuse to use AI tools due to the environmental impacts. Hopefully, the benefits will outweigh the costs, both physical and environmental.
AI has Arrived
Science fiction has predicted a future where AI and humans coexist. Sometimes, the outcome is not so great—think Terminator. I tend to be a glass-half-full person, and I hope this technology will free us from monotony and tedious tasks. The potential applications are everywhere. The real question is, will we tame AI, or will it tame us? At this time, I am confident we have mastery of the bots, but for how long?
I encourage you to “play” with AI and learn how it can help you improve your business. I am certain there are many ways it can make your life better. Go slow, check the results, and watch the technology grow. It is getting better every day. I am ready to pass on tedious tasks to an AI assistant. I just hope it doesn’t cop an attitude as it gets smarter.
Aprovechando la IA Como Contratista
Cómo los contratistas pueden usar la IA para trabajar de forma más inteligente
La inteligencia artificial (IA) está recibiendo mucha atención. Algunos la ven como el próximo gran avance, mientras que otros temen que pueda ser el fin de la humanidad. Como ocurre con la mayoría de las nuevas tecnologías, la IA representa un cambio, y para algunos, eso ya es motivo de preocupación.
Los contratistas y las computadoras a veces son como el agua y el aceite; no se mezclan bien. Dicho esto, es bastante difícil administrar un negocio sin cierta habilidad para manejar una computadora. Tal vez no sean tan divertidas como probar tu nuevo martillo de titanio, pero las computadoras y los programas pueden simplificar tu vida.
La IA puede llevar esto al siguiente nivel. La IA no es magia, es simplemente otra herramienta, y necesitamos aprovechar sus fortalezas y ser conscientes de sus limitaciones.
Necesitas aprender sobre la IA y adoptarla
La mejor manera de pensar en la inteligencia artificial (IA) es como en un asistente personal. Todos tenemos aspectos de nuestro negocio que son necesarios pero no muy emocionantes. En el pasado, tal vez contratábamos a un asistente para comenzar o completar estas tareas. Hoy en día, puedes delegar muchas de estas tareas a la IA — aunque es esencial que siempre haya una persona revisando los pasos finales.
Digo esto porque la IA está lejos de ser perfecta, y a medida que comiences a usarla, debes tener claro que es necesario revisar tu trabajo. Ha habido varios casos muy conocidos en los que personas cometieron errores vergonzosos que se podrían haber evitado con una simple revisión. La IA puede ayudarte con la mayor parte del trabajo, pero debes revisar los resultados antes de entregarlos.
Empieza de a poco y ve construyendo
Parece que todos los días escuchamos sobre una nueva solución basada en inteligencia artificial. Los avances en este campo están ocurriendo rápidamente y pueden resultar abrumadores. Si tienes curiosidad sobre cómo la IA puede facilitarte la vida, mi sugerencia es que comiences de forma lenta y sencilla, y luego avances a medida que vayas aprendiendo.
No soy un experto en IA, pero la estoy adoptando poco a poco y estoy viendo su potencial. Quiero compartir algunas formas en las que puedes empezar a incorporar la IA en tus procesos y comenzar a entender su valor. A continuación, te presento algunas sugerencias sobre cómo tú, como contratista, puedes usar la IA en tu negocio hoy mismo.
Redacción
No soy un escritor profesional, pero mi función actual requiere una escritura clara y concisa. A veces necesito redactar una descripción técnica para una solicitud de propuesta (RFP), y otras veces, escribir descripciones de puestos y responsabilidades. También tengo que presentar actualizaciones de estado y narrativas a nuestro comité con regularidad. Hoy en día, paso mucho más tiempo escribiendo que nunca antes en mi vida. Cuanto más escribo, mejor lo hago.
Una de mis herramientas favoritas para escribir es Grammarly. Grammarly es excelente para corregir errores gramaticales y de ortografía, y para sugerir diferentes formas de redactar. En 2018, comencé a usar Grammarly para ayudarme con blogs y otras comunicaciones. Rápidamente me di cuenta de que el uso constante de Grammarly estaba mejorando mi redacción. Al principio, escribía mis ideas y luego pasaba el documento por Grammarly. Todavía lo hago así, pero ahora también lo tengo activo mientras escribo, corrigiendo errores y haciendo sugerencias en tiempo real. Todo nuestro equipo utiliza Grammarly actualmente para sus comunicaciones.
Con el tiempo, me di cuenta de que Grammarly es una herramienta de inteligencia artificial. Me gusta este ejemplo porque empezamos a usarla para resolver un problema, no simplemente porque fuera una herramienta de IA.
Antes mencioné que es importante usar IA como apoyo inicial y luego revisar el resultado con intervención humana; esto también aplica con Grammarly. Es una gran herramienta, pero no siempre estoy de acuerdo con sus sugerencias.
Marketing
Aquí tienes una forma interesante de usar la inteligencia artificial directamente como contratista. Todos tenemos sitios web y muchos van evolucionando con el tiempo. ¿Con qué frecuencia revisas todo tu sitio web para asegurarte de que esté actualizado y tenga sentido? Si eres como la mayoría de nosotros, la respuesta probablemente sea: “no muy seguido”.
Uno de nuestros empleados usó una herramienta de IA para revisar nuestro sitio web. Las instrucciones fueron bastante simples: Revisa este sitio web y dinos a qué se dedica la organización y cuáles son sus principales prioridades. Es una solicitud clara y sencilla.
La herramienta señaló algunas inconsistencias en nuestro lenguaje y objetivos. Hicimos algunos ajustes en el sitio web y repetimos el proceso. ¿Adivina qué? Los resultados fueron mucho mejores que en el primer intento.
Puedes aplicar esta misma técnica a tus materiales de marketing. ¿Vas a enviar un correo masivo? Revísalo con una herramienta de corrección gramatical y luego usa una herramienta de IA para comprobar si tu mensaje es claro. Es como tener un editor en el bolsillo.
Videos de Bajo Costo
Uno de los beneficios para nuestros miembros es el acceso a contenido educativo diseñado para personas nuevas en la industria que desean aprender cómo funcionan las cosas. Esta información puede ayudarte a capacitar a nuevos empleados o a que otros miembros de tu equipo comprendan mejor el sector. Sin embargo, este contenido puede ser un poco técnico y aburrido. Una manera comprobada de mejorar el nivel de atención es contar con un presentador que revise y exponga la información. Nuestro trabajo es complejo, y los videos pueden ayudar a explicar nuevos conceptos de forma más accesible.
Tradicionalmente, esto implicaría contratar a un actor, grabarlo en un estudio y luego editar la narración en una sesión de postproducción. Conozco bien este proceso, ya que tengo experiencia en producción de televisión y cine. Un video simple de tres minutos puede costar miles de dólares. ¿Necesitas hacer cambios después de haberlo producido? Serán miles más. ¿Lo quieres en otro idioma? Otra vez, más dinero.
Actualmente estamos utilizando una herramienta de IA que usa avatares en lugar de actores. ¿Puedes notar que no son humanos? Sí, pero cada vez es más difícil notarlo a medida que el software mejora. ¿Necesitas cambiar el contenido? Es fácil: solo reescríbelo y pásalo nuevamente por la herramienta. ¿Lo quieres en otro idioma? También es sencillo, y hay docenas de idiomas disponibles.
Como beneficio para los miembros, hemos creado una biblioteca de capacitación importante con videos en inglés y español. Podemos producir nuevas versiones rápidamente y a una fracción del costo de las producciones tradicionales. Tú también puedes usar herramientas similares para crear contenido en video personalizado para tu sitio web u otros materiales de marketing.
Reducir el Trabajo Administrativo
California ofrece una gran cantidad de reembolsos por eficiencia energética diseñados para reducir costos y aumentar la adopción de nuevas tecnologías. La mayoría de estos programas permiten “acumular” reembolsos, lo que significa que puedes aplicar más de uno a tu proyecto. Muchos de estos formularios piden la misma o información muy similar. Llenar múltiples formularios con los mismos datos es una tarea repetitiva: exactamente lo que la inteligencia artificial hace mejor.
Actualmente estamos en contacto con varios proveedores que ofrecen soluciones de reembolsos impulsadas por IA. Cada empresa tiene un modelo de negocio ligeramente diferente, pero el resultado es el mismo: el contratista proporciona información básica sobre su proyecto y la herramienta de IA busca en registros públicos y otras fuentes para completar automáticamente la solicitud.
¿Funcionan bien estas herramientas? Fuentes de la industria nos informan que, en promedio, más del 75 % de las solicitudes de reembolso son devueltas por estar incompletas, generalmente debido a la falta de fotos u otra documentación requerida. Las empresas de IA afirman que pueden reducir la necesidad de información adicional en el 95 % de las solicitudes. Una reducción del 75 % al 5 % es significativa.
Como con todo lo que he mencionado, se requiere una revisión final por parte de una persona para confirmar que todo esté correcto.
¡Pero eso no es todo!
Esto es solo una pequeña muestra de lo que la inteligencia artificial puede hacer para reducir tu carga de trabajo. Piensa en ella como un asistente que se encarga de las tareas tediosas para que tú puedas concentrarte en las soluciones estratégicas.
Cada día descubro una nueva aplicación de la IA que parece una gran idea. Hay herramientas para generar propuestas más rápido, calcular costos de trabajos, controlar inventarios, responder correos electrónicos automáticamente, ofrecer atención al cliente con agentes virtuales, y mucho más. A medida que esta tecnología avanza, también lo harán sus aplicaciones.
No Existe el Almuerzo Gratis
La energía necesaria para operar los servidores de los centros de datos de inteligencia artificial, así como para enfriar el calor que generan, es enorme. Por eso muchos de estos centros de datos están siendo construidos cerca de plantas nucleares y otras grandes instalaciones de generación eléctrica.
Actualmente, existe un gran debate sobre cuánta energía está utilizando la IA y cuánto usará en el futuro. Hace algunos años, según datos de Google citados por un artículo en Time Magazine, se estimó que una sola búsqueda en Google usaba aproximadamente 0.0003 kWh por búsqueda — lo equivalente a encender una bombilla de 60W durante 17 segundos. Según Kanoppi, una empresa que mide la huella de carbono de sitios web, eso representa unas 0.2g de CO₂. En comparación, Kanoppi afirma que una consulta en ChatGPT usa aproximadamente 0.0029 kWh (68g de CO₂), es decir, alrededor de 10 veces más energía que una búsqueda en Google.
Conozco a algunas personas en el sector que se rehúsan a usar herramientas de IA debido a su impacto ambiental. Esperamos que los beneficios superen los costos, tanto físicos como ambientales.
La IA ha Llegado
La ciencia ficción ha predicho un futuro donde la inteligencia artificial y los humanos conviven. A veces, ese futuro no pinta tan bien — piensa en Terminator. Yo tiendo a ver el vaso medio lleno, y espero que esta tecnología nos libere de la monotonía y las tareas tediosas. Las aplicaciones potenciales están en todas partes. La verdadera pregunta es: ¿domaremos nosotros a la IA, o ella nos dominará a nosotros? Por ahora, estoy seguro de que aún tenemos el control de los bots… pero, ¿por cuánto tiempo?
Te animo a jugar con la IA y descubrir cómo puede ayudarte a mejorar tu negocio. Estoy seguro de que existen muchas formas en las que puede hacerte la vida más fácil. Avanza con calma, revisa los resultados y observa cómo evoluciona la tecnología. Está mejorando cada día. Yo ya estoy listo para delegar tareas repetitivas a un asistente de IA… ¡solo espero que no desarrolle actitud a medida que se vuelve más inteligente!
