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Posted by Charley Cormany, EFCA Executive Director
Supporting Contractors Is the Key to the Heat Pump Transition
To transition away from fossil fuel use in buildings, we need to replace natural gas appliances in homes with heat pump alternatives. Contractors are on the front lines of this transition. To succeed, we need to understand the complex business realities that contractors face and support those doing good work.
Policymakers and rebate program designers often have ideas to incentivize upgrades that seem like great solutions on paper, but which are much harder to implement than they appear. They move forward with legislation or rebate programs without adequate feedback from contractors and are surprised when the participation rates are lower than expected.
I wish more of these folks better understood contractors and their business models, which can be complex. One of Efficiency First California’s goals is to be at the table during these conversations to represent the contractors’ perspective. We do our best, but being included in every conversation is impossible.
Here are some main challenges that I see contractors face, and why participation in rebate programs promoting heat pumps is lower than hoped.
Equipment
One common mistake happens when rebate program designers require contractors to install a specific piece of equipment. New technology might make this equipment attractive. It could be significantly less expensive, easier to install, or have a new whiz-bang solution that addresses an existing problem.
However, it’s not always easy for contractors to switch brands or technologies for many reasons. One of the biggest is that contractors often have exclusive contracts with certain manufacturers. These agreements give manufacturers some certainty in the market, which helps them with inventory stocking numbers and other logistical concerns.
Manufacturers have several ways to convince contractors to sign these agreements. A common one is co-branding. When I was a contractor, one of the big manufacturers paid for vehicle wraps that included the brand’s name or a corporate-level marketing theme. Wrapping a vehicle is not cheap. As I recall, this manufacturer offered up to $6,000 for vehicle wraps. For a small mom-and-pop shop, this is a significant benefit. Other co-branding benefits include custom pre-printed marketing pieces with a space for the contractor’s logo.
An exclusive agreement might also include special pricing for specific types of equipment. Using exclusive dealer networks and special pricing can be a great way for a manufacturer to move soon-to-be-outdated equipment or introduce a new technology.
Volume discounts and other pricing incentives are also common. If you are a large, high-volume shop, you likely pay less for your equipment than the small, single-owner shops. This, again, makes sense in a free-market business environment.
Many contractors install the minimum-rated equipment required, as it is the lowest-cost option. As a contractor, we always installed high-performance equipment, which provided better performance than the code-minimum alternative. We used the improved performance as a differentiator, which aligned with our goals.
Our local distributor noticed how much above-code equipment we purchased and offered special pricing that allowed us to buy high-efficiency equipment for equal to or less than the cost of code-minimum equipment. This supported our growth and helped them manage their inventory, ensuring they had the units we needed in stock. The arrangement benefited both of us.
Now, imagine a rebate program that comes along that promotes the adoption of a specific brand or piece of equipment. Even if the program supports this decision with generous incentives, it might not be worth it to the contractor to offer something that requires them to give up an exclusive agreement. The choice becomes, can we afford to give up co-branding funding, special pricing, extended warranties, etc., to provide rebates for one specific item? It becomes a fundamental business decision, and I know who will win in most cases. Spoiler alert: it’s not the rebate program.
Another assumption is that the new equipment will be available. Wholesalers make decisions on what equipment to stock based on sales trends. If most contractors install R-6 insulated flex ducts, filling an order that specifies R-8 insulated flex ducts might be hard. This was an issue for us for quite some time. Eventually, our wholesaler kept enough R-8 insulated flex ducts in stock to meet most of our needs.
Distributors Know Their Contractors
I don’t think policymakers and program designers understand the contractor/supplier relationship. As a contractor, I regularly visited our wholesale distributors. I knew the managers, the counter staff, and the people in the accounting department. These personal relationships were helpful, especially when we needed something unusual or had a special request.
Here’s an example. When we first started installing mini split heat pumps, one brand dominated the market. Sometimes, a customer would require us to use this brand, even though our local distributor (located two miles away) carried a different one. This meant we had to drive to a larger town, 25 miles away, to meet the customer’s request. Not only did this cost us time and money, but we also lost our pricing discounts. We had to pass these costs on to the customer.
The burden of going to another city to buy the “preferred” brand grew old and was expensive. Eventually, we started installing the brand we could get from our local distributor. We had less trouble, preferred the performance, and were happier. To this day, I still prefer the second brand over the one that initially dominated the market.
Standardization Improves Profits
Contractors’ business models often depend on standardizing the equipment they install. Standardized equipment allows you to pre-order inventory and stock everyday replacement items. It reduces the learning curve for your crews and helps provide consistent results.
Crews know what to expect when installing the same equipment on multiple projects. For example, we used the same thermostat for all our systems. It was a high-end digital unit, and we knew exactly how it worked. If a customer called with an issue, we could easily walk them through it. When labor is your most significant cost, simple things like this can save time, which equals more profit.
Contractors Don’t Like Computers
Most contractors enter the trades because they prefer working with their hands rather than staring at a computer screen all day. I had a wake-up call about this when I asked one of our HVAC techs for his home email address so I could send him some project information he needed for the next day.
This tech was 35 years old, had been an HVAC technician for 12 years, and had no email address. I ended up sending the information to his 16-year-old daughter, so she could print it out for him to read. That tells you something about how contractors feel about computers.
Because we know this, Efficiency First provides customer support that’s not entirely technology-based. For example, the Clean Energy Connection, our free contractor directory, uses both an online ticketing system and a customer support phone line, as many contractors still prefer using the phone.
What do you think is the most common question we get on customer support calls? Contractors asking for help accessing our online platform. Our call center’s number one request is contractors asking for help with their passwords.
In other words, any rebate program that requires navigating a complicated website without adequate phone support will make contractor participation harder.
Contractors Hate Paperwork
Another thing contractors don’t like is paperwork. When I first took over this position at EFCA, I was surprised by the number of contractors who used third parties for performance testing and rebate submissions.
In my previous roles, we always did this in-house. Hiring a third party might make sense, as it limits your overhead expense and allows you to concentrate on what you are good at. This is especially true for smaller shops that don’t submit many projects.
We hired a person to submit the rebates for us. My business partner and I anticipated it would be a part-time position. Two weeks into the job, we realized we needed her full-time to keep up with the submissions.
The moral of the story is that whether they outsource submissions or do them in-house, the contractor pays a cost for offering rebates, and it is in the form of person-hours required. Keep the rebate submissions simple if you want contractors to participate.
Heat Pumps Are Less Forgiving Than Their Gas Counterparts
Heat pumps are more challenging to install than gas furnaces. They come in many more sizes, especially at smaller capacities.
In my experience, the typical heating load for an average single-family home (2,000 sq ft or less) in most of California is around 20,000 BTUs. The smallest gas furnace you could buy was 40,000 BTUs. This means replacing a furnace is easy; choose the smallest one you can buy. The problem is that oversizing impacts comfort, moisture control, noise, long-term cost of operation, and other factors.
Heat pumps, by contrast, come in 18,000 BTUs, 24,000 BTUs, 30,000 BTUs, and so on. With more choices, the equipment is better sized to the load, which has many benefits, but choosing the right size requires more care.
We Need to Support High-Quality Results
If you are doing quality work, switching to a heat pump or any other heat source is not a big deal, as you are most likely already sizing to the existing heating loads. On the other hand, if you are a high-volume, lowest-cost contractor, equipment sizing and attention to detail are not top priorities. That means contractors who offer heat pumps almost always do higher-quality work. They should use this in their messaging, as it is a differentiator.
Current building codes in California require heating load calculations and building permits for heating, ventilation, and air conditioning (HVAC) projects. Most rebate programs require permits for their approved measures. Permits are a form of consumer protection that protects consumers from unscrupulous contractors.
However, getting a permit adds cost, meaning many contractors skip the process. I once estimated my costs for obtaining a permit and sitting for inspections. At our company, the labor costs for getting a permit were $750 to $1,000, not including the fee for the permit.
Building permits are required by law. Unfortunately, the law only matters if enforced, and enforcement only works if there is funding for the enforcement staff. Many HVAC replacements installed today are not sized to the actual loads and are unpermitted. Funding for enforcement would go a long way toward creating a level playing field that supports high-quality contractors, who are more likely to support the transition to heat pumps.
Where Does This Leave Us?
So here we are: trying to encourage an industry-wide transition to heat pump technology with incentives. Yet the incentives require complicated submission processes (paperwork) and online application submission (computers), and some require load calculations (paperwork) and permits (more paperwork). Is anyone truly surprised that many contractors are unwilling to make the extra effort to meet these requirements?
Solving this problem requires simplifying requirements. It also suggests that we should actively promote contractors who do quality work, comply with regulations, and are genuinely interested in their customers’ long-term satisfaction. To level the playing field, we must enforce existing regulations before adding new ones. The skip the permit, slap-in-a-box, and run contractors have had it easy for a long time, and their business model has been profitable. It’s time for that to change.
Los responsables de políticas no entienden los modelos de negocio de los contratistas.
Apoyar a los Contratistas es Clave para la Transición hacia Bombas de Calor
Para dejar atrás el uso de combustibles fósiles en los edificios, necesitamos reemplazar los electrodomésticos a gas natural en los hogares por alternativas con bombas de calor. Los contratistas están en la primera línea de esta transición. Para tener éxito, debemos comprender las realidades comerciales complejas que enfrentan y brindar apoyo a quienes hacen bien su trabajo.
Los responsables de políticas públicas y quienes diseñan programas de reembolsos a menudo proponen ideas que parecen excelentes en el papel para incentivar estas mejoras, pero que en la práctica son mucho más difíciles de implementar. Avanzan con legislación o programas sin contar con la retroalimentación adecuada de los contratistas y se sorprenden cuando la participación es más baja de lo esperado.
Me gustaría que más personas en estos espacios comprendieran mejor a los contratistas y sus modelos de negocio, que pueden ser complejos. Uno de los objetivos de Efficiency First California es tener un lugar en la mesa durante estas conversaciones para representar la perspectiva de los contratistas. Hacemos nuestro mayor esfuerzo, pero es imposible estar presentes en todas las discusiones.
Aquí comparto algunos de los principales desafíos que veo que enfrentan los contratistas y por qué la participación en programas de reembolsos que promueven bombas de calor es más baja de lo que se esperaba.
Equipos
Uno de los errores más comunes ocurre cuando los diseñadores de programas de reembolsos exigen que los contratistas instalen un equipo específico. Es posible que una nueva tecnología haga que ese equipo resulte atractivo. Podría ser considerablemente más económico, más fácil de instalar o contar con una solución innovadora que resuelva un problema existente.
Sin embargo, no siempre es fácil para los contratistas cambiar de marca o tecnología, y esto se debe a varias razones. Una de las principales es que muchos contratistas tienen contratos exclusivos con ciertos fabricantes. Estos acuerdos le brindan al fabricante una mayor certeza en el mercado, lo cual les ayuda con temas logísticos como el manejo del inventario.
Los fabricantes tienen distintas formas de convencer a los contratistas para que firmen estos acuerdos. Una de las más comunes es el co-branding. Cuando yo era contratista, uno de los grandes fabricantes pagó por el rotulado de nuestros vehículos, incluyendo el nombre de la marca o un tema publicitario a nivel corporativo. Rotular un vehículo no es barato. Si mal no recuerdo, este fabricante ofrecía hasta $6,000 por unidad. Para un negocio familiar pequeño, este tipo de beneficio es bastante significativo. Otros beneficios del co-branding incluyen materiales de marketing personalizados y preimpresos con un espacio para el logotipo del contratista.
Un contrato exclusivo también puede incluir precios especiales para ciertos tipos de equipos. Usar redes de distribuidores exclusivos y precios preferenciales puede ser una estrategia eficaz para que un fabricante mueva equipos que están por quedar obsoletos o para introducir nuevas tecnologías.
También son comunes los descuentos por volumen y otros incentivos de precios. Si eres una empresa grande con alto volumen de ventas, probablemente pagues menos por tu equipo que una empresa pequeña de un solo dueño. Esto, una vez más, tiene sentido en un entorno de libre mercado.
Muchos contratistas instalan el equipo con la calificación mínima requerida, ya que es la opción de menor costo. Como contratista, nosotros siempre instalábamos equipos de alto rendimiento, que ofrecían un mejor desempeño en comparación con los equipos que apenas cumplían con el código. Utilizábamos ese rendimiento superior como un diferenciador en el mercado, lo cual también se alineaba con nuestros objetivos.
Nuestro distribuidor local notó que comprábamos muchos equipos con rendimiento por encima del código y nos ofreció precios especiales, lo que nos permitió adquirir equipos de alta eficiencia al mismo costo —o incluso a menor costo— que los equipos con el rendimiento mínimo permitido. Este acuerdo impulsó nuestro crecimiento y al mismo tiempo ayudó al distribuidor a manejar su inventario, asegurando que tuviera en stock las unidades que necesitábamos. Fue una situación beneficiosa para ambas partes.
Ahora imagina que aparece un programa de reembolsos que promueve la adopción de una marca o equipo específico. Incluso si el programa ofrece incentivos generosos, puede que no valga la pena para el contratista ofrecer un producto que lo obligue a renunciar a un acuerdo exclusivo. La decisión se convierte en: ¿podemos darnos el lujo de perder el financiamiento para co-branding, los precios especiales, las garantías extendidas, etc., solo para ofrecer reembolsos en un equipo específico? Es una decisión de negocio fundamental, y sé quién ganará en la mayoría de los casos. (Spoiler: no será el programa de reembolsos).
Otra suposición frecuente es que el nuevo equipo estará disponible. Los mayoristas deciden qué equipos tener en inventario según las tendencias de ventas. Si la mayoría de los contratistas instalan ductos flexibles con aislamiento R-6, puede ser difícil cumplir con un pedido que especifique ductos con aislamiento R-8. Este fue un problema para nosotros durante bastante tiempo. Finalmente, nuestro mayorista comenzó a mantener suficiente inventario de ductos R-8 para cubrir la mayoría de nuestras necesidades.
Los distribuidores conocen a sus contratistas
No creo que los responsables de políticas públicas ni los diseñadores de programas comprendan bien la relación entre contratistas y proveedores. Como contratista, visitaba regularmente a nuestros distribuidores mayoristas. Conocía a los gerentes, al personal de mostrador y a las personas del departamento de contabilidad. Estas relaciones personales eran muy útiles, especialmente cuando necesitábamos algo fuera de lo común o teníamos una solicitud especial.
Aquí tienes un ejemplo: cuando empezamos a instalar bombas de calor tipo mini split, una marca dominaba el mercado. A veces, un cliente nos pedía específicamente esa marca, aunque nuestro distribuidor local (a solo dos millas de distancia) trabajaba con una diferente. Esto nos obligaba a conducir hasta una ciudad más grande, a 25 millas de distancia, para cumplir con la solicitud del cliente. Esto no solo nos costaba tiempo y dinero, sino que también perdíamos los descuentos por precio. Teníamos que transferir esos costos adicionales al cliente.
La carga de tener que ir a otra ciudad para comprar la marca “preferida” se volvió pesada y costosa. Con el tiempo, empezamos a instalar la marca que podíamos conseguir a través de nuestro distribuidor local. Tuvimos menos problemas, preferimos el rendimiento y estábamos más satisfechos. Hasta el día de hoy, sigo prefiriendo esa segunda marca sobre la que inicialmente dominaba el mercado.
La estandarización mejora las ganancias
Los modelos de negocio de los contratistas a menudo dependen de estandarizar el equipo que instalan. El uso de equipos estandarizados permite hacer pedidos anticipados de inventario y tener a mano repuestos comunes. También reduce la curva de aprendizaje para los equipos de trabajo y ayuda a ofrecer resultados consistentes.
Los técnicos saben qué esperar cuando instalan el mismo equipo en múltiples proyectos. Por ejemplo, nosotros usábamos el mismo termostato para todos nuestros sistemas. Era una unidad digital de alta gama, y sabíamos exactamente cómo funcionaba. Si un cliente llamaba con un problema, podíamos guiarlo fácilmente por teléfono. Cuando la mano de obra es tu costo más alto, cosas simples como esta pueden ahorrar tiempo, lo que se traduce en más ganancias.
A los contratistas no les gustan las computadoras
La mayoría de los contratistas entran a los oficios porque prefieren trabajar con las manos en lugar de pasar el día frente a una pantalla de computadora. Tuve una llamada de atención al respecto cuando le pedí a uno de nuestros técnicos de HVAC su correo electrónico personal para enviarle información de un proyecto que necesitaba para el día siguiente.
Este técnico tenía 35 años, llevaba 12 años trabajando en HVAC… y no tenía correo electrónico. Terminé enviando la información a su hija de 16 años para que se la imprimiera y pudiera leerla. Eso dice mucho sobre cómo se sienten los contratistas con respecto a las computadoras.
Sabiendo esto, en Efficiency First ofrecemos atención al cliente que no depende completamente de la tecnología. Por ejemplo, el Clean Energy Connection, nuestro directorio gratuito de contratistas, utiliza tanto un sistema de tickets en línea como una línea telefónica de atención al cliente, ya que muchos contratistas aún prefieren usar el teléfono.
¿Sabes cuál es la pregunta más común que recibimos en esas llamadas? Contratistas pidiendo ayuda para acceder a nuestra plataforma en línea. La solicitud número uno en nuestro centro de atención telefónica es ayuda con contraseñas.
En otras palabras, cualquier programa de reembolsos que requiera navegar por un sitio web complicado sin un buen soporte telefónico va a dificultar la participación de los contratistas.
A los contratistas no les gusta el papeleo
Otra cosa que no les gusta a los contratistas es el papeleo. Cuando asumí este puesto en EFCA, me sorprendió la cantidad de contratistas que usaban terceros para hacer pruebas de rendimiento y enviar solicitudes de reembolsos.
En mis trabajos anteriores, siempre hacíamos eso internamente. Contratar a un tercero puede tener sentido, ya que reduce tus gastos generales y te permite concentrarte en lo que realmente sabes hacer. Esto es especialmente cierto para los negocios pequeños que no envían muchos proyectos.
Nosotros contratamos a una persona para que gestionara los reembolsos. Mi socio y yo pensábamos que sería una posición de medio tiempo. A las dos semanas, nos dimos cuenta de que necesitábamos que trabajara tiempo completo para poder estar al día con las solicitudes.
La moraleja es que, ya sea que subcontraten las solicitudes o las gestionen internamente, el contratista asume un costo por ofrecer reembolsos, y ese costo se mide en horas de trabajo. Si quieres que los contratistas participen, mantén el proceso de solicitud de reembolsos lo más simple posible.
Las bombas de calor son menos indulgentes que sus contrapartes a gas
Las bombas de calor son más difíciles de instalar que los calentadores a gas. Vienen en muchas más tamaños, especialmente en capacidades más pequeñas.
En mi experiencia, la carga de calefacción típica para una casa unifamiliar promedio (de 2,000 pies cuadrados o menos) en la mayoría de California es de aproximadamente 20,000 BTU. El calentador a gas más pequeño que podrías comprar era de 40,000 BTU. Esto significa que reemplazar un calentador es fácil; solo eliges el más pequeño disponible. El problema es que sobredimensionar el equipo impacta el confort, el control de humedad, el ruido, el costo operativo a largo plazo y otros factores.
Las bombas de calor, por el contrario, vienen en 18,000 BTU, 24,000 BTU, 30,000 BTU, etc. Con más opciones, el equipo se ajusta mejor a la carga, lo que tiene muchos beneficios, pero elegir el tamaño adecuado requiere más cuidado.
Necesitamos Apoyar Resultados de Alta Calidad
Si estás haciendo un trabajo de calidad, cambiar a una bomba de calor o cualquier otra fuente de calor no es un gran problema, ya que probablemente ya estás dimensionando según las cargas de calefacción existentes. Por otro lado, si eres un contratista de alto volumen y bajo costo, el dimensionamiento del equipo y la atención al detalle no son las principales prioridades. Esto significa que los contratistas que ofrecen bombas de calor casi siempre hacen un trabajo de mayor calidad. Deberían usar esto en su mensaje, ya que es un factor diferenciador.
Los códigos de construcción actuales en California requieren cálculos de carga de calefacción y permisos de construcción para proyectos de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC). La mayoría de los programas de reembolsos requieren permisos para sus medidas aprobadas. Los permisos son una forma de protección al consumidor que protege a los consumidores de contratistas deshonestos.
Sin embargo, obtener un permiso agrega costos, lo que significa que muchos contratistas omiten el proceso. Una vez estimé mis costos para obtener un permiso y pasar por las inspecciones. En nuestra empresa, los costos laborales para obtener un permiso eran de $750 a $1,000, sin incluir la tarifa del permiso.
Los permisos de construcción son requeridos por ley. Desafortunadamente, la ley solo importa si se aplica, y la aplicación solo funciona si hay fondos para el personal encargado de la aplicación. Muchas de las sustituciones de HVAC instaladas hoy no están dimensionadas según las cargas reales y no tienen permiso. Los fondos para la aplicación de la ley ayudarían enormemente a crear un campo de juego nivelado que apoye a los contratistas de alta calidad, quienes son más propensos a apoyar la transición a las bombas de calor.
¿Dónde Nos Deja Esto?
Aquí estamos: tratando de fomentar una transición en toda la industria hacia la tecnología de bombas de calor con incentivos. Sin embargo, los incentivos requieren procesos de presentación complicados (papelería) y aplicaciones en línea (computadoras), y algunos requieren cálculos de carga (más papelería) y permisos (más papelería). ¿Alguien está realmente sorprendido de que muchos contratistas no estén dispuestos a hacer el esfuerzo adicional para cumplir con estos requisitos?
Resolver este problema requiere simplificar los requisitos. También sugiere que debemos promover activamente a los contratistas que hagan un trabajo de calidad, cumplan con las regulaciones y estén genuinamente interesados en la satisfacción a largo plazo de sus clientes. Para nivelar el campo de juego, debemos hacer cumplir las regulaciones existentes antes de agregar nuevas. Los contratistas que se saltan el permiso, instalan el equipo sin más y se van, han tenido la vida fácil durante mucho tiempo, y su modelo de negocio ha sido rentable. Es hora de que eso cambie.
